Směrnice pro pořádání táborů a sportovních soustředění (ochrana osobních údajů podle Nařízení Evropského parlamentu a Rady Evropské unie č. 2016/679)

V souladu s výše uvedeným nařízením, ustanovujeme pravidla a informační povinnost za účelem ochrany fyzických osob v oblasti zpracování a volného pohybu osobních údajů. Osobními údaji se rozumí veškeré informace o identifikované nebo identifikovatelné fyzické osobě (dále jen subjekt údajů), například jméno, identifikační číslo, lokační údaje, síťový identifikátor, e-mail, údaje o zdravotním stavu, a další údaje viz. nařízení.

Zpracováním osobních údajů se rozumí jakákoliv operace nebo soubor operací s osobními údaji, prováděná s pomocí nebo bez pomoci automatizovaných postupů, jako je shromažďování, zaznamenání, uspořádání, strukturování, uložení přizpůsobení, pozměnění, vyhledání, nahlédnutí, použití, šíření, nebo jakékoliv zpřístupnění seřazení, či zkombinování, omezení, výmaz nebo likvidace údajů.

Z důvodu transparentnosti a odpovědného přístupu k ochraně osobních údajů, a zajištění požadavků výše uvedeného nařízení, vydává KPZ z. s. tuto směrnici, která naplňuje informační povinnost a definuje konkrétní aplikaci zapsaného spolku pro pořádání tábora.

1. Koho se OÚ týkají?

Směrnice na ochranu osobních údajů získaných v rámci přípravy a realizace pobytového tábora zapsaného spolku KPZ z. s. se týká osob mladších 18, let, tj. subjektů spadajících do zvláštní kategorie osobních údajů. Z tohoto důvodu je nezbytnou podmínkou přihlášení a účasti na táboře souhlas zákonného zástupce dítěte. Tento souhlas je součástí procesu přihlašování na tábor, ať v elektronické, nebo v písemné podobě.

Dále se směrnice týká zákonných zástupců dětských účastníků tábora, a skupiny osob z realizačního týmu tábora, tj. hospodář, zdravotník, vedoucí, hlavní vedoucí, účetní a přístup k osobním údajům má i statutární orgán sdružení – předseda.

2. Kde se OÚ získávají?

Osobní údaje získáváme prostřednictvím internetového online formuláře přihlášky na tábor, případně z písemně podané přihlášky na tábor, dále z vytištěného nástupního listu a potvrzení o bezinfekčnosti, a u personálu tábora z dohod o provedení práce.

3. Jaké OÚ se získávají?

Příjmení a jméno
Rodné číslo
Telefonní číslo
E-mail
Adresa bydliště
PSČ
Zdravotní pojišťovna
Příjmení a jméno zákonného zástupce
Telefon na zákonného zástupce
E-mail na zákonného zástupce
Poznámka o zdravotním stavu

4. Jaký je účel zpracování OÚ?

Účelem zpracování jsou kontaktní údaje na účastníka tábora, respektive jeho zákonného zástupce, údaje pro pojišťovnu za účelem vyřízení pojištění účastníka tábora (rodné číslo), informace o zdravotních rizicích za účelem zajištění bezpečnosti účastníka tábora, a informace o zdravotní pojišťovně z důvodu potřeby ošetření účastníka tábora u lékaře.

5. Jaký je optimální právní titul pro získávání OÚ?

Závazná přihláška je dokumentem potvrzujícím smluvní vztah. Osobní údaje se zpracovávají z právního titulu plnění smlouvy.

6. Jaká je úroveň citlivosti a rizikovosti OÚ?

S ohledem na bezpečnost dětských účastníků tábora je součástí přihlášky i informace o zdravotním stavu dítěte, například o alergiích, astmatu, epilepsii, užívaných lécích a jejich dávkování, a informace o jejich fyzickém stavu, tj. o případných úlevách v oblasti tělesné výchovy, nebo je-li dítě plavec či neplavec. Výše uvedené údaje spadají do zvláštní kategorie osobních údajů a vyžadují ze strany osob s přístupem k osobním údajům zvláště obezřetný přístup.

7. Kde se OÚ uchovávají?

Osobní údaje účastníků tábora jsou uložené na serveru www.KPZ-ZNOJMO.cz, který je umístěn na hostingu v destinaci EU, a pracovní kopie osobních údajů, sloužící ke sledování úhrady tábora a k přípravě podkladů pro pojišťovnu a vyúčtování tábora je umístěna v počítači hospodáře tábora v destinaci EU. Papírové přihlášky, dohody o provedení práce pro personál tábora, nástupní listy a prohlášení o bezinfekčnosti jsou uloženy v sídle spolku. Účetní dokumentace je uchovávána u účetní zapsaného spolku.

8. Jaké je zabezpečení OÚ?

Písemné dokumenty s osobními údaji jsou uloženy v uzamykatelné skříni v sídle spolku. Osobní údaje v datovém formátu jsou zabezpečené zaheslovaným přístupem, který má k dispozici správce webu (předseda spolku), hlavní vedoucí tábora.

9. Jaká je forma uchování OÚ?

Osobní údaje uchováváme v písemné i datové podobě.

10.   Jaká je stanovená lhůta pro uchování OÚ?

Osobní údaje jsou s ohledem na vazby k vyúčtování dotací a pro splnění právní povinnosti uchovávány po dobu 10 let.

11.   Které osoby mají k OÚ přístup?

Přístup k osobním údajům účastníků tábora mají hospodář tábora, zdravotník, vedoucí oddílu, hlavní vedoucí, účetní, statutární orgán sdružení – předseda/správce webových stránek, který je jako zpracovatel osobních údajů vázán smluvním vztahem.

12.   Komu se OÚ předávají?

V případě poskytnutí dotace získává přístup k osobním údajům i poskytovatel dotace tj. Město Znojmo, respektive jeho kontrolní orgán, pojišťovna realizující hromadné pojištění účastníků tábora. Osobní údaje konkrétních účastníků tábora mohou být předány, na vyžádání zákonného zástupce, ve formě potvrzení o účasti či ve formě faktury zaměstnavateli zákonného zástupce, nebo zdravotní pojišťovně, jako subjektům poskytujícím příspěvek na úhradu ceny nebo části ceny tábora.

13.   Jak jsou reflektována práva subjektů?

V souladu s nařízením reflektujeme všechna práva subjektů, a naším zájmem je maximální transparentnost.

Právo na informace – směrnice se všemi relevantními informacemi je zveřejněna na webových stránkách pořadatele tábora (dále jen správce osobních údajů).

Právo na přístup k osobním údajům – účastník tábora nebo jeho zákonný zástupce (dále jen subjekt údajů), má právo na přístup k osobním údajům na základě písemné žádosti, za podmínky prokázání své identifikace a oprávněnosti.

Právo na opravu – máte právo požádat správce osobních údajů o možnost opravy chybných, či neúplných osobních údajů, na základě písemné žádosti, za podmínky prokázání své identifikace a oprávněnosti.

Právo na výmaz – máte právo na výmaz osobní údajů (OÚ) pokud již nejsou osobní potřebné pro účel, pro který byly shromažďovány nebo zpracovávány, nebo byl odvolán souhlas na jehož základě bylo zpracování OÚ založeno, pokud neexistuje žádný další právní důvod pro jejich zpracování, nebo pokud byly OÚ zpracovány protiprávně.

Oznamovací povinnost správce v případě hrubého selhání ohrožujícího subjekt – v případě že by došlo k narušení bezpečnosti údajů, které bude znamenat riziko pro práva a svobody fyzických osob, nejpozději do 72 hodin od okamžiku kdy se dozvíme o incidentu nahlásíme únik, či ohrožení bezpečnosti Úřadu pro ochranu osobních údajů. Pokud by došlo k úniku údajů ohrožujících bezpečnost subjektu údajů, budeme neprodleně kontaktovat i dotčené subjekty údajů.

Právo na omezené zpracování – můžete uplatnit své právo na omezení zpracování OÚ pokud je popřena přesnost příslušných osobních údajů, a to na dobu potřebnou k tomu, aby správce mohl přesnost osobních údajů ověřit, nebo pokud odmítáte výmaz osobních údajů, nebo pokud již údaje nejsou zapotřebí pro původní účel, ale ještě je nelze odstranit z právních důvodů, nebo pokud rozhodnutí o vaší námitce proti zpracování dosud není vyřízeno.

Právo vznést námitku – pokud konkrétní osoba nebude mít možnost uplatnit právo na výmaz, má právo vznést námitku ohledně omezeného zpracování těch údajů, které jsou předmětem uplatněné námitky. Lze vznést i proti zpracování osobních údajů pro účely přímého marketingu nebo profilování. Pokud subjekt údajů vznese námitku proti zpracování pro účely přímého marketingu, nebudou již osobní údaje pro tyto účely zpracovávány.

Právo na přenositelnost – máte právo na přenositelnost údajů vložených prostřednictvím formuláře online přihlášky v podobě konkrétního řádku excelové tabulky na jiného správce osobních údajů.

Směrnici vydal ve Znojmě dne 9.1. 2023 KPZ z. s.